Dietro l’accoglienza alla reception c’è un intero team: il front office. Si occupa di prenotazioni, assegnazione delle camere, fatturazione e di tutto ciò che serve agli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno. In Germania sono particolarmente richiesti front office manager, addetti alle prenotazioni e night auditor.
I ruoli del front office
- Receptionist: check-in, check-out e assistenza agli ospiti
- Addetto prenotazioni: gestione delle richieste via telefono, email e portali
- Night auditor / portiere di notte: turno notturno, chiusura giornaliera e sicurezza
- Concierge: servizi personalizzati e consigli
- Front office supervisor: responsabile di turno
- Front office manager: guida dell’intero reparto
Il front office manager
Il front office manager è responsabile di tutti i processi legati all’accoglienza. Organizza i turni, forma il team, definisce gli standard e gestisce le situazioni difficili con gli ospiti. Insieme alla direzione e al revenue management guida occupazione e tariffe. Si richiedono diversi anni di esperienza in reception, capacità di leadership, ottimo tedesco e inglese e sicurezza con i software alberghieri.
L’addetto alle prenotazioni
All’ufficio prenotazioni arrivano tutte le richieste: ospiti individuali, aziende, gruppi e portali online. Gli addetti preparano offerte, gestiscono gli allotment, rispondono alle richieste ed evitano l’overbooking. Il ruolo offre di solito orari regolari di giorno ed è ideale per persone organizzate a cui piace comunicare.
Il night auditor
Di notte il night auditor prende in carico la reception: accoglie gli arrivi tardivi, risponde alle chiamate, fa i giri di controllo e prepara la chiusura della giornata con tutti gli incassi. Chi ama lavorare in autonomia trova qui un ruolo ben pagato, con maggiorazioni notturne e spesso più giorni liberi a settimana.
Quali competenze contano?
- Orientamento al servizio e modo di porsi professionale
- Lingue: tedesco e inglese, altre lingue sono un vantaggio
- Dimestichezza con i numeri per fatturazione e report
- Conoscenza di gestionali come Opera, Protel o Mews
- Discrezione e affidabilità
Prospettive di carriera
Il front office è un classico trampolino di lancio in hotel. Da qui si arriva alle vendite, al revenue management, alla rooms division e fino alla direzione dell’albergo.
Lavoro nel front office con AS-Gastro-Consult
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